Donnerstag, 5. Mai 2016

Druckabbau um wieder mehr Zeit für sich zu gewinnen.



Ich habe viele Möglichkeiten mir meine Zeit einzuteilen.
Doch was tun, wenn zu viele Aufgaben auf einen warten? Man steht mächtig unter Druck und schon alleine deswegen ermüdet man und bekommt erst gar nichts auf die Reihe.







Daher muss zuerst mal der Druck abgebaut werden, bevor man mit dem „Zeitsparen“ loslegen kann. 


Notiere dir all deine Aufgaben und versuche sie auch gleich in verschiedenen Kategorien zuzuordnen.


1.       Hohe Wichtigkeit

2.       Wichtig, kann aber noch etwas warten

3.       Muss auch erledigt werden, kann man aber eventuell delegieren

4.       Will ich erledigt haben



Denke bei jeder einzelnen Aufgabe genau darüber nach, welche Konsequenzen es hätte, wenn du sie nicht erledigst und dann notiere sie unter den oben angeführten Punkten.

Handelt es sich dabei um eine Sache, die nur für dich relevant ist, aber keine weitere Aufmerksamkeit zusteht, dann notiere sie unter Punkt 4.

Hingegen, wenn ein Urlaub ins Ausland ansteht und der Reisepass schon abgelaufen ist, dann sollte dieser bis dahin bereits verlängert sein, da sonst der Urlaub storniert werden muss und dies verursacht Kosten. Das heißt diese Aufgabe kann nicht telegiert werden und bei nicht erledigen würde ein Schaden entstehen und somit ist sie natürlich dem Punkt 1 zuzuordnen.







Wenn du nun all deine Aufgaben aufgelistet hast, nimm einen Kalender zur Hand...

... und trage zuerst die Aufgaben von Punkt 1 ein. Wobei du nicht alles gleich in die nächste Woche packen darfst, denn damit erhöhst den Druck und wir wollen ihn doch abbauen.

D.h. die Reisepassverlängerung wird nicht mehr als 1 Monate vor Reiseantritt eingetragen, denn in Österreich dauert im Normalfall die Ausstellung eines neuen Passes ca. 5 Werktage.

Genau nach diesem Schema werden auch die restlichen Aufgaben eingetragen. Gleich darauf folgen die Aufgaben die unter Punkt 2 stehen, wobei diese in den späteren Zeitraum eingetragen werden sollen. Nutze den ganzen Kalender aus und nicht alles in den ersten Monaten eintragen. Ihr habt ein ganzes Jahr um eure Aufgaben einzutragen.

Solltet ihr gerade mitten im Jahr mit der Planung beginnen, dann besorgt Euch einen Schülerkalender der beginnt mit der Jahresmitte.

Bei Punkt 3 denkt bitte nochmals nach, ob ihr diese Aufgabe nicht doch delegieren könnt. Oft ist es falsche Scham die man hat, jemand anderen um etwas zu bitten. Vielleicht traut man sich nicht aus Angst einen Korb zu bekommen. Doch woher wollen wir das wissen, wenn wir nicht gefragt haben? Sind wir Hellseher? Nein. Man wird überrascht sein wieviel Hilfe man plötzlich bekommt. Also nicht überlegen, ob man soll oder nicht soll. Die Frage soll eher lauten: Muss ich es selber machen oder könnte dies auch jemand anders erledigen? Delegieren kann man auch an einen Dienstleister, der Geld dafür verlangt. Warum nicht? Wenn es dir hilft? 
Hast du dich fürs telegieren entschieden, dann setze diese Aufgabe auf eine eigene Liste. Das Delegieren solltest du so schnell wie möglich hinter dich bringen. Je schneller du jemanden mit dieser Aufgabe beauftragst, desto schneller ist sie aus deinem Kopf und der Druck wird weniger. 

Und nun zum -für mich- wichtigsten Punkt. Punkt 4. „Will ich erledigt haben.“

Oft nimmt man, sich Dinge vor, die sich in ein paar Wochen durch ein anderes Ereignis erübrigen. Oder man weiß noch gar nicht was man damit wirklich will.

Geht diese Liste nochmals genau durch und streicht raus, was nicht sein muss. Es ist wie ausmisten und macht die Sache überschaubarer.

Den Rest der Liste tragt ihr in den Kalender ein, aber ziemlich weit hinten und dort dazwischen wo sich noch viel "weißes Feld" befindet.


Ihr könnt auch die Aufgaben auf verschiedenfärbige Post-it notieren und diese im Kalender oder auf einen Jahresplaner verteilen.






Sollte sich eine Aufgabe schon frühzeitig erledigt haben, kann man diesen Vermerk verschwinden lassen oder in die Vergangenheit kleben um zu sehen was man schon alles geschafft hat.

Mann kann auch zukünftigte Aufgaben noch weiter nach hinten reihen, da man bemerkt es ist nicht zu schaffen und hat sehrwohl noch Zeit.
Nun seht Euch eure Kalendereintragungen an und plötzlich ist es nicht mehr so schlimm. Man erkennt, dass man genug Zeit für alle die geplanten Aufgaben hat.

Aber Vorsicht! Nicht gleich die weißen Stellen beschreiben. Ein Tag in der Woche muss rot eingetragenen Termin aufweisen. Und zwar den ICH-Termin.

Denn für 1-2 Stunden die Woche muss man sich eine Auszeit nehmen. Diese Zeit ist notwendig um den Kopf frei zu bekommen. Entweder mit einem Spaziergang oder Vollbad oder sonst etwas, was einem guttut. Am besten weg von zu Hause, damit man nicht wieder in altes Muster verfällt und anstatt abzuschalten, dann noch schnell das Geschirr wegräumt oder ... oder ... . Der Kopf soll nicht nachdenken müssen und nach dieser Auszeit sieht man wieder um einiges klarer.

Ich hoffe ich konnte mit diesem Tipp einige von Euch vor dem Zerplatzen retten. ;)

 
Eure
Edith

Kommentare:

  1. Hallo Edith,
    ein wirklich schöner Beitrag! Vor allem, sich die Konsequenzen des Nicht-Erledigens vor Augen zu halten, sollte schon eine Menge Stress abbauen. Oft halten wir uns viel zu sehr an Kleinigkeiten auf, dass wir am Ende des Tages in Hektik verfallen. Wenn man ein gutes System hat um seine Aufgaben zu strukturieren, kann es ja sogar Spaß machen sie zu erledigen - so geht es mir jedenfalls...

    viele Grüße aus Berlin
    Nina

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    1. Hallo Nina,
      richtig man macht viel zu viel unnötiges und stellt es anfangs fälschlicher Weise als wichtig dar. Wir machen uns leider den Stress meistens selber. Aber wie heißt es so schön. "Selbsterkenntnis ist der Weg zur Besserung" ;)
      LG Edith

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